Outlook PST File

Übersicht

Mit dem PST File Import können aus Outlook exportierte PST Dateien importiert werden.

Bedienung des Outlook PST File Import Tasks

Folgende Schritte sind zum Import von E-Mails aus einem PST File notwendig:

Schritt 1:

1. Wählen Sie Import
2. Klicken Sie auf "Outlook PST File"

Schritt 2:

1. Klicken Sie auf "Add File"
2. Wählen Sie die entsprechenden PST Files
3. Klicken Sie auf "Öffnen"

Schritt 3:

1. Optional kann hier eine Owner Adresse fest hinterlegt werden (damit wird der spätere Zugriff auf die E-Mails an diese E-Mail-Adresse gebunden), das ist insbesondere dann nützlich wenn auch Entwürfe gesichert werden, bei denen noch keine E-Mail-Adresse in den Header Informationen der E-Mail vorliegt
2. Bestätigen Sie mit Next

Schritt 4:

1. Wählen Sie einen bereits geöffneten Container (oder öffnen / erstellen einen Container über "Add Data Store")
2. Klicken Sie auf Next

Schritt 5:

1. Per Default sucht die Toolbox in den Headern der E-Mails nach Absender / Empfänger / CC Adressen um damit den späteren Zugriff auf das Archiv zu ermöglichen, daher ist hier der Haken per Default gesetzt
2. Zusätzlich können noch ein oder mehrere Globale Static ACL Addresses gesetzt werden (diese gelten dann für die gesamten E-Mails die über den Task archiviert werden und gewähren allen Benutzern dieser E-Mail-Adresse den späteren Zugriff auf alle E-Mails)
3. Falls eine Globale Adresse hinzugefügt wurde, klicken Sie auf Add Address (und wiederholen Sie die beiden Schritte für etwaige weitere Adressen)
4. Sie können auch für jedes einzelne PST die Zugriffsberechtigungen anpassen, klicken Sie dazu auf ein PST aus der Liste

Wenn Sie die Option Global + Mailbox wählen, werden die Globalen Richtlinien und zusätzlich weitere Adressen für dieses PST berücksichtigt.
Wenn Sie hingegen Mailbox only wählen, werden die Globalen Richtlinien für dieses PST nicht angewendet, sondern nur die angegebenen E-Mail Adressen

Wenn die Einstellungen vorgenommen wurden, bestätigen Sie mit Next

Schritt 6:

1. Wählen Sie ob gelöschte Elemente (deleted Items) von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen
2. Wählen Sie ob Spam Ordner (Exclude Junk Mails) von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen
3. Wählen Sie ob Entwürfe (Drafts) von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen
4. Falls zusätzliche Ordner Global von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen, geben Sie den Pfad an
5. Bestätigen Sie den Pfad mit "Add Folder" falls im vorherigen Schritt ein weiterer Pfad definiert wurde
6. Sie können zusätzlich für jedes einzelne PST Einstellungen vornehmen

Hier gibt es die Optionen Use global, Extend global (um zusätzliche Filter ergänzend anzuwenden) oder Custom (hier können auch Globale Filter übersteuert werden)

Wenn die Einstellungen vorgenommen wurden, bestätigen Sie mit Next

Schritt 7:

1. Falls gewünscht können Sie den Datums Filter aktivieren, per Default ist mit Any date kein Filter aktiv.
   Zur Auswahl steht "Received after" (archiviert alle E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum), "Received before" (archiviert alle E-Mails vor einem bestimmten Zeitraum) und "Received between" (archiviert alle E-Mails zwischen einem Zeitraum)
2. Ein Größenfilter ist ebenfalls möglich, per Default ist mit Any date kein Filter aktiv.
   Zur Auswahl steht "Larger than" (archiviert alle E-Mails größer als die Angabe in MB), "Smaller than" (archiviert alle E-Mails kleiner als die Angabe in MB) und "Between" (archiviert alle E-Mails zwischen der Angabe in MB)
3. Diese Einstellungen können auf PST Ebene für jedes einzelne PST vorgenommen werden

Wenn die Einstellungen vorgenommen wurden, bestätigen Sie mit Next

Schritt 8:

1. Vergeben Sie einen beschreibenden Namen für den Task
2. Optional können Sie via Browse ein LogVerzeichnis definieren
3. Wechseln Sie in dem Fall in den passenden Pfad (oder legen einen Ordner an)
4. Wählen Sie den Ordner aus
5. Schließen Sie mit Finish die Task Erstellung ab

Schritt 9:

1. Sie sehen jetzt die angelegte Taskgruppe
2. Mit Show Tasks wird die Einzelansicht aufgerufen (die anderen Optionen sind in der Import Übersicht erklärt)

Schritt 10:

1. Den Task können Sie mit dem Start Icon ausführen (die anderen Optionen sind in der Import Übersicht erklärt)

Schritt 11:

1. Den Fortschritt sehen Sie hier, sowie das Ergebnis des Tasks
2. Über das Lupen Icon erreichen Sie die Detail Ansicht

Schritt 12:

1. Der Status des Tasks wird hier noch einmal angezeigt
2. Die Übersicht über die einzelnen Elemente wird über das Lupen Icon geöffnet

Schritt 13:

1. Hier können Sie für Details Die Postfach Ordner des PST Files auswählen
2. Über den Filter können Sie direkt nach verschiedenen Zuständen Filtern
3. Den / die ausgewählten Filter bestätigen Sie anschließend mit Apply
4. Im Bereich Status Message wird im Fehlerfall eine Ursache hinterlegt