File System

Übersicht

Der File System Import Task kann sowohl Internet E-Mails (.eml) als auch Outlook E-Mails (.msg) importieren.
Dabei können die Dateien in einem Verzeichnis oder einer Verzeichnisstruktur ausgelesen werden

Bedienung des File System Import Tasks

Folgende Schritte sind zum Import von E-Mails aus dem Dateisystem notwendig:

Schritt 1:

1. Wählen Sie Import
2. Klicken Sie auf "File System Source"

Schritt 2:

1. Klicken Sie auf "Add Folder"
2. Wechseln Sie in das Verzeichnis mit den zu importierenden E-Mails
3. Klicken Sie auf "Ordner Auswählen"

Schritt 3:

1. Wählen Sie ob die E-Mails im EML oder MSG Format vorliegen
2. Via Rechtsklick => Apply to all items kann das zu berücksichtigende E-Mail Format für alle Dateienübernommen werden
3. Optional kann hier eine Owner Adresse fest hinterlegt werden (damit wird der spätere Zugriff auf die E-Mails an diese E-Mail-Adresse gebunden), das ist insbesondere dann nützlich wenn auch Entwürfe gesichert werden, bei denen noch keine E-Mail-Adresse in den Header Informationen der E-Mail vorliegt
4. Setzen Sie den Haken bei "Recursive" wenn auch die Unterordner berücksichtigt werden sollen
5. Wenn alle gewünschten Ordner hinterlegt sind, klicken Sie auf Next

Schritt 4:

1. Wählen Sie einen bereits geöffneten Container (oder öffnen / erstellen einen Container über "Add Data Store")
2. Klicken Sie auf Next

Schritt 5:

1. Per Default sucht die Toolbox in den Headern der E-Mails nach Absender / Empfänger / CC Adressen um damit den späteren Zugriff auf das Archiv zu ermöglichen, daher ist hier der Haken per Default gesetzt
2. Zusätzlich können noch ein oder mehrere Globale Static ACL Addresses gesetzt werden (diese gelten dann für die gesamten E-Mails die über den Task archiviert werden und gewähren allen Benutzern dieser E-Mail-Adresse den späteren Zugriff auf alle E-Mails)
3. Falls eine Globale Adresse hinzugefügt wurde, klicken Sie auf Add Address (und wiederholen Sie die beiden Schritte für etwaige weitere Adressen)
4. Abschließend bestätigen Sie mit Next

Schritt 6:

1. Sie können Auswählen ob alles (Import everything) archiviert werden soll oder ob bestimmte Ordner von der Archivierung ausgeschlossen sein sollen (Exclude the following folders) oder ob nur bestimmte archiviert werden sollen (Import the follwing folders)
2. Falls eine Filterung ausgewählt wurde, geben Sie bitte den Pfad an
3. bestätigen Sie den Pfad via "Add Path"
   Falls gewünscht können weitere Filter auf diese Weise hinzugefügt werden
4. Bestätigen Sie die Einstellung mit Next

Schritt 7:

1. Falls gewünscht können Sie den Datums Filter aktivieren (Include newer behandelt E-Mails die aktueller als das Datum sind, während Include older sich auf E-Mails bezieht die älter als das hinterlegte Datum sind, es ist auch eine Kombination beider Filter möglich)
2. Ein Größenfilter ist ebenfalls möglich (Include greater umfasst alle E-Mails deren Größe über der Angabe liegt, während Include less sich auf E-Mails bezieht die kleiner als der hinterlegte Wert sind, es ist auch eine Kombination beider Filter möglich)
3. Bestätigen Sie mit Next

Schritt 8:

1. Vergeben Sie einen beschreibenden Namen für den Task
2. Optional können Sie via Browse ein LogVerzeichnis definieren
3. Wechseln Sie in dem Fall in den passenden Pfad (oder legen einen Ordner an)
4. Wählen Sie den Ordner aus
5. Schließen Sie mit Finish die Task Erstellung ab

Schritt 9:

1. Sie sehen jetzt die angelegte Taskgruppe
2. Mit Show Tasks wird die Einzelansicht aufgerufen (die anderen Optionen sind in der Import Übersicht erklärt)

Schritt 10:

1. Den Task können Sie mit dem Start Icon ausführen (die anderen Optionen sind in der Import Übersicht erklärt)

Schritt 11:

1. Den Fortschritt sehen Sie hier, sowie das Ergebnis des Tasks
2. Über das Lupen Icon erreichen Sie die Detail Ansicht

Schritt 12:

1. Der Status des Tasks wird hier noch einmal angezeigt
2. Die Übersicht über die einzelnen Elemente wird über das Lupen Icon geöffnet

Schritt 13:

1. Hier können Sie für Details einen Import Ordner auswählen
2. Über den Filter können Sie direkt nach verschiedenen Zuständen Filtern
3. Den / die ausgewählten Filter bestätigen Sie anschließend mit Apply
4. Im Bereich Status Message wird im Fehlerfall eine Ursache hinterlegt